POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


1. Principios Generales y Postulados

Para Tecnofactory S.A.S., comprometida con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas, como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen; y en desarrollo de nuestra política de Responsabilidad Total, es muy importante la conservación, protección e integridad de los datos personales que usted ha puesto a nuestra disposición.
Con tal propósito, en el presente documento se establecen los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Tecnofactory S.A.S. da tratamiento a los datos personales, suministrados de manera libre y voluntaria, en forma presencial o virtual, directamente o a través de las empresas filiales, subordinadas o controladas de Tecnofactory S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados, para la eventual vinculación a la actividad empresarial que desarrolla o que se desprenda de vínculos laborales o de prestación de servicios, incluyendo las comerciales, sean estos permanentes u ocasionales.

2. Normativa Legal y Ámbito de Aplicación

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, artículo 15, Leyes Nos. 1266 de 2008, 1581 de 2012 y 1712 de 2014, Decretos Reglamentarios Nos. 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y 103 de 2015, Sentencias de la Corte Constitucional C - 1011 de 2008, C - 748 de 2011 y C – 274 de 2013; y demás disposiciones complementarias y será aplicada por Tecnofactory S.A.S. y las empresas que integran su grupo empresarial.

3. Definiciones

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normativa legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

  • Autorización:

    Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

  • Aviso de privacidad:

    Documento electrónico generado por Tecnofactory S.A.S. como responsable, que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, en documento anexo a la presente Política. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

  • Base de Datos:

    Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

  • Dato personal:

    Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

  • Dato público:

    Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;

  • Dato privado:

    Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular;

  • Datos sensibles:

    Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Nuestra base de datos no solicita ni utiliza información de carácter sensible;

  • Encargado del Tratamiento:

    Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

  • Responsable del Tratamiento:

    Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

  • Titular:

    Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

  • Tratamiento:

    Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

4. Principios Específicos

Tecnofactory S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales.

Principio de legalidad:

En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos;

Principio de finalidad:

El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad:

El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad:

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia:

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Tecnofactory S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que sean de su interés o titularidad;

Principio de acceso y circulación restringida:

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, salvo los datos públicos, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, a menos que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de Tecnofactory S.A.S. será de medio;

Principio de seguridad:

Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por parte de Tecnofactory S.A.S. será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado;

Principio de confidencialidad:

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. Todas las personas que estén actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Tecnofactory S.A.S.:

Derecho de actualización, rectificación y supresión:

En virtud del cual se podrá solicitar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales objeto de tratamiento frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal:

De manera general este derecho se enmarca dentro de los eventos enunciados en la sección V anterior, y de manera específica se atiende previa solicitud escrita;

Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio:

Por supuestas infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo correspondiente;

Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio:

Con miras a revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el Titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.

6. Deberes de Tecnofactory S.A.S.

Tecnofactory S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades determinadas en esta Política y respetando en todo momento los mandatos de la Constitución y la ley, por tanto, se obliga a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

A. Deberes cuando actúa como responsable.

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;

  • Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales;

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política;

  • Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política;

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

  • Actualizar la información cuando sea necesario;

  • Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.

Si realiza el tratamiento de datos en nombre de una de sus compañías filiales o subsidiarias (Responsable del tratamiento):

  • Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado;

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;

  • Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política;

  • Registrar en la base de datos la leyenda "petición, queja o reclamo en trámite" en la forma en que se establece en la presente política;

  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto;

  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

C. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares;

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

7. Solicitud de Autorización al Titular del Dato Personal

Tecnofactory S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, al momento de obtener el dato personal o en el clausulado de los contratos que sustentan su vinculación laboral o contractual, de tal manera que así conservará prueba de la autorización o de la conducta inequívoca manifiesta.
Dicha autorización consentida tiene como fin que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal, por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, para el cumplimiento de una obligación legal o contractual atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

8. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los Titulares del Dato Personal

La Coordinación Operativa de Tecnofactory S.A.S. es la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral IV de la presente política, a excepción del descrito en su literal c).

Para tales efectos, el Titular del Dato Personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico protecciondedatos@tecnofactory.com.co o llamar al teléfono (1) 743-4550, o hacer su radicación en medio físico en la Cra. 13 No. # 96-67 oficina 309.

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos, dirección, y acompañarse con los documentos que se quieran hacer valer.

Si se hace necesaria información complementaria, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que sea aportada. Transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario, quejoso o reclamante, presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su interés.

Una vez recibida la información completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “petición, queja o reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que se efectúe el cierre del mismo. El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible la atención dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Medidas de Seguridad

En desarrollo del principio de seguridad, Tecnofactory S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

10. Fecha de entrada en vigencia

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 14 de junio de 2019 y entró en vigencia a partir del día 18 de junio de 2019.

Aviso de Privacidad

Anexo

Tecnofactory S.A.S., con domicilio en la Ciudad de Bogotá, Colombia, actúa y es Responsable del Tratamiento de los datos personales.

Cómo contactarnos. Dirección oficinas: Cra. 13 No. # 96-67, oficina 309 (Bogotá), Coordinación Operativa.
Correo electrónico: protecciondedatos@tecnofactory.com.co.
Teléfono: 7434850.

Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades relacionadas con el objeto social de la Compañía:

Registrar la información del personal prospecto o vinculado en las bases de datos de Tecnofactory S.A.S.:

a) Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral o contractual;
b) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, contratistas proveedores de servicios y trabajadores, incluidos el pago de obligaciones contractuales y la verificación de la liquidación y pago de aportes de salud, pensiones y administradora de riesgos laborales en cuanto así proceda;
c) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo o digital de comunicación creado, información relativa a la relación contractual establecida con proveedores de servicios y trabajadores con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas asociadas al giro normal de los negocios de Tecnofactory S.A.S.;
d) Soportar procesos de auditoría interna o externa;
e) Soportar los registros contables;
f) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales o subsidiarias de Tecnofactory S.A.S., ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de recepción en sus oficinas, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad o de administración en cada sede y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de sus instalaciones, estos se utilizarán para fines de seguridad de las personas y de los bienes de Tecnofactory S.A.S., y podrán ser aportados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada solo para los propósitos aquí señalados y, por tanto, Tecnofactory S.A.S., no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los trabajadores y contratistas proveedores de servicios prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios; (iv) que sea requerido o permitido por la ley.

Se le informa a los titulares de información que pueden consultar la Política para el Tratamiento de Datos Personales de Tecnofactory S.A.S., disponible en la página web de la empresa: www.tecnofactory.com.co, la cual contiene los principios generales y específicos aplicables, los deberes de la compañía como responsable de dicho tratamiento, los derechos que le asisten como Titular y el procedimiento de consulta y reclamación que le permitirá hacer efectivo el acceso, rectificación, actualización y supresión de los datos suministrados.