Objetivo

Para Tecnofactory S.A.S.- BIC, comprometida con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas, como el habeas data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen; y en desarrollo de nuestra política de responsabilidad total, es muy importante la conservación, protección e integridad de los datos personales que usted ha puesto a nuestra disposición.

Con tal propósito, en la presente política se establecen los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Tecnofactory S.A.S.- BIC dará tratamiento a los datos personales suministrados de manera libre y voluntaria, en forma presencial o virtual, recolectada directamente de sucursales nacionales e internacionales, o por medio de los consorcios o uniones temporales de los que haga parte.

Alcance

La presente Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Tecnofactory S.A.S.- BIC considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de estos datos.

Identificación del responsable de datos personales:
Tecnofactory S.A.S.-BIC identificada con NIT. 901184760-7

Dirección contractual:
Carrera 13 No. 96-67. Oficina 309
Bogotá D.C.

Teléfono:
+ 57 601 7434850.

Correos Electrónicos:
comercial@tecnofactory.com.co
administracion@tecnofactory.com.co

DEFINICIONES

Autorización

El consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información puedan utilizar sus datos personales.

Aviso de privacidad

Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

Datos personales

Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

Dato privado

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Dato público

Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato semiprivado

Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.

Datos sensibles

Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

Encargado del tratamiento

Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

Responsable del tratamiento

Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de estos.

Titular

Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia

Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS RECTORES

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos.

El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las normas y disposiciones que la desarrollen.

2. Principio de finalidad

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

3. Principio de libertad

El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. Principio de veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. Principio de transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

6. Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente política. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.

7. Principio de seguridad

La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente política y en los términos de esta.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

La recolección, almacenamiento, uso y circulación que realizará Tecnofactory S.A.S.- BIC , como responsable del tratamiento de datos, con la información de datos personales que los titulares de la información suministren, serán utilizados en desarrollo de las funciones de la compañía acorde a la relación jurídica que se ostente con cada uno de estos:

Visitantes

Los datos personales serán utilizados para tener un registro y control seguro de ingresos y salidas de nuestras oficinas; del mismo modo, podrán ser utilizados para atender planes internos de emergencia en situaciones de riesgo presentadas durante su estadía en las instalaciones de Tecnofactory S.A.S.- BIC.

Clientes y proveedores

Los datos personales que forman parte de contratos y/o documentos que amparan servicios y/o relaciones comerciales y que se proporcionan a todas las áreas de la compañía, serán utilizados y tendrán como finalidad la de recibir o suministrar los servicios relacionados con la relación contractual, informar sobre cambios o nuevos servicios, dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes y proveedores, evaluar la calidad del servicio y realizar estudios internos, así como su transmisión.

Colaboradores

Los datos personales serán utilizados durante la participación en el proceso de vinculación de personal y tendrán como finalidad: la identificación, ubicación, comunicación, contacto y envío de información relacionada con el proceso de posible contratación y/o en caso de vínculo laboral, civil o comercial, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo, así como su transmisión a sucursales dentro y fuera del país para los mismos fines.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Tecnofactory S.A.S.- BIC deberá: (I) Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. (II) Informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

DEBERES DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos de acuerdo con lo estipulado en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados de acuerdo con lo estipulado en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de acuerdo con lo estipulado en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
7. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” de acuerdo con lo estipulado Ley Estatutaria 1581 de 2012.
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Tecnofactory S.A.S.- BIC, como responsable del tratamiento de datos personales, podrá contratar o delegar a una persona jurídica o natural como encargado del tratamiento de datos personales. Dicha delegación o contratación se debe plasmar por medio de un documento escrito en el cual se indiquen las instrucciones y responsabilidades a desempeñar por parte del encargado.

En los eventos que Tecnofactory S.A.S.- BIC ejerza la función de encargado en la recolección de datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones contractuales adquiridas con las entidades públicas o privadas, procederá de acuerdo a los lineamientos estipulados en los contratos celebrados y con un periodo razonable de anticipación de la finalización de la ejecución del contrato iniciará el proceso de migración y entrega de la información digital y física recolectada; lo anterior, de acuerdo a los procedimientos y criterios estipulados por la entidad contratante para la recepción de la información. En ningún momento Tecnofactory S.A.S.- BIC, almacenará, archivará o dará tratamiento en sus sistemas a datos personales recolectados durante la ejecución de las relaciones contractuales.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento.

Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y RECLAMOS

La Gerencia Administrativa de Talento Humano de Tecnofactory S.A.S.- BIC es la responsable de atender las peticiones, quejas, consultas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 10º de la presente Política.

Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja, consulta o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico:

comercial@tecnofacotry.com.co o llamar al teléfono + 57 601 7434850, o hacer su radicación en medio físico en la Carrera 13 No. 96 – 67 oficina 309 en Bogotá D.C.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Tecnofactory S.A.S.- BIC, como responsable del tratamiento de datos, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

1. Nombre completo y apellidos.
2. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
3. Medios para recibir respuesta a su solicitud.
4. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
5. Firma (si aplica) y número de identificación.
6. El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
7. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Tecnofactory S.A.S.- BIC, como responsable del tratamiento de datos, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio -Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

USO DE TECNOLOGÍAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL (IA) Y TECNOLOGÍAS EMERGENTES

Tecnofactory S.A.S. – BIC, en desarrollo de sus procesos organizacionales, administrativos, operativos, tecnológicos, comerciales, de innovación, ciberseguridad y prestación de servicios, podrá utilizar herramientas tecnológicas basadas en inteligencia artificial (IA), automatización, analítica de datos, aprendizaje automático (Machine Learning), modelos generativos y demás tecnologías emergentes para apoyar el tratamiento de datos personales, siempre en cumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, privacidad y seguridad de la información.

El uso de estas tecnologías podrá incluir actividades tales como:

• Automatización de procesos internos.
• Generación y edición de contenido digital.
• Generación de imágenes, documentos, audio, video o contenido multimedia.
• Análisis y procesamiento automatizado de información.
• Clasificación y organización de datos.
• Soporte a actividades administrativas, comerciales y operativas.
• Servicios tecnológicos, desarrollo de software y ciberseguridad.
• Uso de asistentes virtuales, plataformas analíticas y herramientas de productividad.
• Implementación de soluciones tecnológicas basadas en IA para clientes y proyectos.
  
  

Tecnofactory S.A.S. – BIC garantizará que el uso de estas tecnologías se realice bajo principios de legalidad, finalidad, necesidad, proporcionalidad, confidencialidad, transparencia y seguridad de la información.

USO DE HERRAMIENTAS CORPORATIVAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Tecnofactory S.A.S. – BIC podrá utilizar herramientas corporativas y empresariales de inteligencia artificial suministradas por proveedores tecnológicos autorizados, con el propósito de apoyar procesos administrativos, operativos, comerciales, analíticos, tecnológicos y de innovación.

Las herramientas utilizadas corresponderán, en la medida de lo posible, a entornos empresariales o corporativos que cuenten con controles de seguridad, privacidad y cumplimiento normativo aplicables al tratamiento de datos personales e información corporativa.

Tecnofactory S.A.S. – BIC priorizará el uso de plataformas empresariales cuyos términos y condiciones establezcan que la información procesada:

• No será utilizada para el entrenamiento público de modelos de inteligencia artificial.
• No será compartida con terceros no autorizados.
• Será tratada bajo controles de seguridad y privacidad empresariales.
• Cumplirá estándares y obligaciones aplicables en materia de protección de datos personales y seguridad de la información.

Adicionalmente, Tecnofactory S.A.S. – BIC implementará lineamientos internos para el uso seguro, ético y responsable de herramientas de inteligencia artificial, procurando limitar el tratamiento de datos personales al mínimo necesario y evitando el ingreso de información sensible, confidencial o restringida en plataformas no autorizadas.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MEDIANTE HERRAMIENTAS DE IA

Los titulares de la información autorizan que sus datos personales puedan ser tratados mediante plataformas tecnológicas y herramientas de inteligencia artificial utilizadas por Tecnofactory S.A.S. – BIC, siempre que dicho tratamiento se encuentre relacionado con las finalidades autorizadas y el desarrollo legítimo de las actividades de la organización.

Cuando para la prestación de servicios o ejecución de actividades se utilicen herramientas tecnológicas de terceros, nacionales o internacionales, Tecnofactory S.A.S. – BIC adoptará medidas razonables para garantizar la protección, confidencialidad y seguridad de la información tratada.

TRATAMIENTO DE IMÁGENES, CONTENIDO AUDIOVISUAL Y DATOS BIOMÉTRICOS

En los casos en que se recolecten fotografías, grabaciones, videos, imágenes, contenido audiovisual o elementos que puedan contener rasgos biométricos o características identificables de personas naturales, Tecnofactory S.A.S. – BIC realizará el tratamiento de dicha información exclusivamente para finalidades autorizadas y legítimas.

El tratamiento de imágenes y contenido audiovisual mediante herramientas de inteligencia artificial podrá incluir procesos de edición, diseño, transformación, generación gráfica, producción multimedia o automatización de contenido.

En ningún caso Tecnofactory S.A.S. – BIC utilizará herramientas de inteligencia artificial para finalidades ilícitas, discriminatorias o contrarias a los derechos fundamentales de los titulares.

Cuando se trate de menores de edad, el tratamiento de imágenes, fotografías o datos personales requerirá autorización previa, expresa e informada del padre, madre o representante legal correspondiente.

LIMITACIONES Y RESPONSABILIDADES SOBRE EL USO DE IA

Tecnofactory S.A.S. – BIC promoverá el uso responsable, ético y seguro de tecnologías de inteligencia artificial dentro de la organización.

Por lo anterior:

• No se deberá ingresar información sensible, confidencial o restringida en plataformas no autorizadas.
• Se limitará el tratamiento de datos personales al mínimo necesario para cada finalidad.
• Se implementarán controles de acceso y medidas de seguridad razonables para proteger la información procesada mediante herramientas de IA.
• Se realizará validación y supervisión humana sobre los resultados generados por tecnologías automatizadas cuando sea necesario.
  
  

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

El titular entiende y acepta que algunas herramientas tecnológicas e infraestructuras utilizadas por Tecnofactory S.A.S. – BIC, incluyendo plataformas de inteligencia artificial, servicios en la nube y herramientas corporativas de productividad, podrán implicar transmisión o almacenamiento de información en servidores ubicados dentro o fuera del territorio colombiano.

En dichos casos, Tecnofactory S.A.S. – BIC adoptará las medidas razonables necesarias para garantizar niveles adecuados de protección de la información conforme a la legislación aplicable.

USO ÉTICO Y SEGURO DE TECNOLOGÍAS EMERGENTES

Tecnofactory S.A.S. – BIC se compromete a promover principios de transparencia, seguridad, privacidad, responsabilidad y uso ético en la adopción de tecnologías emergentes e inteligencia artificial, procurando minimizar riesgos asociados a:

• Uso indebido de información personal.
• Exposición no autorizada de datos.
• Sesgos automatizados.
• Uso no autorizado de imágenes o contenido.
• Procesamientos excesivos o desproporcionados.
• Riesgos reputacionales y de seguridad de la información.

El uso de tecnologías de inteligencia artificial deberá realizarse de manera responsable, supervisada y alineada con los principios corporativos, legales, éticos y de seguridad definidos por la organización y la normatividad aplicable.

VIGENCIA

La presente Política rige a partir del 31 de mayo de 2026.